Aplicada a todas as áreas que utilizam meios de informação em imagens, o processo de digitalização transforma informações originalmente criadas em papel em arquivos digitais, tornando os processos de negócios mais rápidos e seguros.
Responsáveis pelo recebimento e registro de informações das empresas os escritórios contábeis controlam, organizam, armazenam e verificam os documentos em papel a todo o instante.
Ou seja, todos os dias grandes quantidades de documentos são manuseados, o que impõem a necessidade de um rigoroso controle e organização. Afinal a perda de qualquer um desses documentos pode causar prejuízos.
Além da preocupação com a organização, esses documentos precisam estar disponíveis a todo instante para eventuais consultas, verificações e auditorias. Diante deste cenário, e considerando que a contabilidade reúne a maior quantidade de papeis, é necessário pensar em alternativas e metodologias que resultem em uma busca ágil e eficiente. Um bom sistema de digitalização de documentos é uma alternativa que transforma estes arquivos físicos em imagem, preservando o original e melhorando a rotina de trabalho.
Uma empresa que adotou essa tecnologia a sua rotina foi a Itamaraty Contabilidade & Consultoria, que através deste procedimento conquistou economia e agilidade em sua prestação de serviços. Afinal antes da implementação desse recurso era necessária a impressão de um grande número de documentos, e hoje todo o material é armazenado digitalmente, diminuindo o custo de impressão, caixas para arquivamento, além de maior segurança no armazenamento dos documentos.
Este processo permite liberar um espaço físico significativo nas empresas, possibilitando a expansão dos colaboradores e maior aproveitamento do espaço. “Antes era necessário um trabalho moroso e desgastante na recuperação das informações antigas quando necessário apresentar ao cliente, sem dizer os muitos cuidados na manutenção do arquivo para evitar traças, umidade e diversos outros riscos que podem comprometer os registros”, explica Marcos Alexandre, Gestor de Tecnologia da Itamaraty.
Outro grande benefício é o ganho significativo de tempo na localização do documento e de suas respectivas informações. Sem este recurso é necessário deslocar um colaborar até o arquivo, desperdiçar alguns minutos até que a consulta seja finalizada, já com a digitalização a procura se torna prática e ágil, é possível localizar os arquivos em pouco tempo sem sair do lugar.
A rotina de uma empresa que utiliza a digitalização de documentos têm benefícios que vão além da redução de custo com impressões e arquivos, é possível ganhar tempo nas atividades praticadas e também maior segurança no armazenamento de informações. “A digitalização agregou segurança e praticidade no dia a dia dos nossos colaboradores e clientes. Por meio deste processo, hoje, nossos departamentos disponibilizam os documentos aos clientes de forma on-line e segura para consulta de suas respectivas informações. Atualmente, possuímos backups em um dos maiores Data Center, Amazon Web Services, que garante 99,99% da durabilidade dos arquivos”, descreve Marcos Apostolo, Diretor adjunto da Itamaraty.
As empresas que optam pela implantação da solução precisam estar preparadas para algumas adaptações no inicio do processo.
“O ser humano não é apto a mudanças e esta foi a nossa maior barreira, pois possuímos um número significativo de colabores, o que levou um tempo considerável até que todos se adequassem ao novo método de trabalho. Houve necessidade de reestruturar as atividades e a forma como eram executadas. Atualmente, em apenas 48 horas toda documentação que é retirada do cliente é separada, digitalizada, disponível para consulta e devolvida para o cliente de forma ágil e organizada”, comenta Marcos Alexandre.
Com a garantia de durabilidade e segurança nas informações, o software possui um rigoroso sistema de LOG que registra todas as ações efetuadas, o recurso usa senhas criptografadas e caso haja a tentativa de quebra de senha o usuário é bloqueado.
O servidor segue diversas medidas de segurança e sofre auditorias periodicamente.
“Indicamos este tipo de ferramenta para as demais empresas do setor, pois desejamos que os mesmos benefícios que esta prática nos trouxe, nossos parceiros também a tenham. Outro aspecto é em relação à sustentabilidade, somos uma instituição consciente de que precisamos dar o exemplo no quesito meio ambiente, ainda mais tratando de um escritório em que a maior parte do tempo trabalha com papel, e o processo de digitalização agregou valor também neste quesito”, indica Marcos Apostolo.
