A tarefa que mais requer tempo dos contadores tradicionais é realizar lançamentos e administrar os documentos que confirmam as movimentações financeiras dos clientes. São muitas informações, muitos documentos, muitos envios, e muito tempo dedicado para esta atividade, Certo?
A IDC (International Data Corporation), garante que o negócio de computação em nuvem vai aumentar 20% neste ano, e afirma que o ganho de segurança é o grande motivo deste aumento, já que, as empresas especializadas neste serviço estão se apresentando cada vez mais confiáveis.Uma pesquisa feita com 500 contadores nos Estados Unidos apontou que 65% deles já aderiram esta nova tecnologia em seus processos.
Mas o que é computação na nuvem?
A computação em nuvem (ou cloud computing) é um padrão tecnológico que auxilia o escritório contábil a ter mais rendimento nas atividades operacionais. Este movimento inovador se reproduz em uma grande chance para você contador, pois fica muito mais fácil e rápido fazer a importação e contabilização destas informações em seu sistema contábil. A nuvem está conquistando os micro e pequenos empresários por ser uma ferramenta eficiente de organiação, e ainda garantir a segurança e disponibilidade dos seus arquivos.
Conheça três dos principais motivos para seu escritório contábil utilizar as ferramentas deste padrão tecnológico inovador:
1. Acessar os documentos contábeis de todo lugar
Reflita nesta situação: chegando à prefeitura para regularizar a situação de um cliente você pega sua pasta de documentos e percebe que esqueceu o contrato social e o cartão de CNPJ do cliente. O que vai fazer? Retornar ao escritório para buscar?De maneira alguma. Armazenando as informações na nuvem você tem acesso aos documentos pelo tablet, notebook e até mesmo celular.
É importante lembrar que visitas aos clientes, à junta comercial e participações em congressos para contadores, mantêm você ausente do escritório por muito tempo. O seu diferencial pode estar nestes momentos, tendo disponibilidade das informações do escritório, por meio de aplicativos na nuvem.
Além disso, todos sabem que para o dono de um escritório contábil é comum estar preparado para atender a um cliente que necessite de seu auxílio fora do horário tradicional. A nuvem permite que o escritório esteja sempre disponível e que você consiga com rapidez todas as informações que podem ser necessárias para seu cliente naquele momento.Prestando assim um atendimento diferenciado.
2. Aumentar o rendimento e a qualidade de serviço
Você acessará estes documentos digitalizados e lançamentos e poderá exportá-los de maneira que sejam importados diretamente para o seu sistema contábil. Sem papel, impressão e sem malote!
Sendo assim, a troca e guarda de informações fica muito mais segura, organizada e rápida garantindo informações sempre atualizadas e disponíveis. Além disso, o tempo ganho permite que o escritório dedique tempo para operar como um consultor de negócios e oferecer mais orientações e serviços aos clientes que já são da casa e conquistar novos.
Seu escritório contábil será percebido pelos clientes como referência em produtividade, rapidez e inovação. Com estas facilidades estará sempre preparado e atualizado.
3. Evitar perda de informações de seus clientes e do escritório contábil
Pense se em uma situação de furto roubarem todas as máquinas justamente no período da entrega das declarações de imposto de renda? Não encaminhar esse documento obrigatório no prazo traria um enorme prejuízo para seus clientes, com a aplicação de multas, e um dano ainda maior para a confiabilidade do seu negócio contábil.
O modelo de nuvem diminui muito esse tipo de risco, garantindo a segurança das informações, tendo uma atualizada e desenvolvida estrutura para backup. Estes cuidados impedem que pessoas não autorizadas acessem seus dados e até mesmo seus funcionários podem ter limitações de acesso que podem ser estabelecidas previamente.
Ao optar pela tecnologia em nuvem, os documentos das empresas são arquivadas em um datacenter (não mais no seu computador ou em papéis pelo seu escritório) e absolutamente protegidas de furtos,catástrofes naturais e crackers (pessoas que quebram os sistemas de segurança para acessar informações confidenciais).
A tecnologia trouxe facilidade rapidez e segurança em diversos segmentos de trabalho. Na setor contábil não é diferente. Se atualizar e optar por um sistema contábil em nuvem pode ser o diferencial de sua marca e de seu escritório entre os contadores garantindo um serviço rápido, qualificado e seguro.
